INCRÍVEL: PREFEITURA NÃO SEPARA EXECUÇÃO DE SUPERVISÃO

Sobretudo, o que significa um secretário municipal ter poder para, sozinho, assinar o pedido de compra, depois receber a compra/produtos, depois autorizar a tesouraria a efetuar o pagamento ao fornecedor?

Significa, sobretudo, que a prefeitura, atrasada administrativamente, tem uma baita vulnerabilidade.

A comprovar, estão aí as notas fiscais frias, que vão e voltam, teimam em não desaparecer.

Ora, organização que não separa EXECUÇÃO de SUPERVISÃO tende a ficar bagunçada, fragilizada, portanto bem mais vulnerável a eventuais investidas contra seu patrimônio.

A separação é uma regrinha simples, mas fundamental para a boa gestão.

Causa estranheza que uma organização do porte da prefeitura não adote tal regra.

A boa gestão exige separaração de funções, para aumentar a qualidade do serviço, para aumentar a segurança. Uns ficam com a responsabilidade de fazer, de executar. Outros com a responsabilidade de conferir, de supervisionar. De modo que o serviço passe por duas etapas. Em cada etapa, com seus responsáveis. Eventuais erros/defeitos/espertezas são constatados/corrigidos pela conferência, pela supervisão.

Se o serviço não for conferido, os executores tendem a relaxar, quem não sabe disso?

Se o supervisor executa, não sobra ninguém para fazer a supervisão. É aí que mora o perigo. Sem supervisão, passa boi, passa boiada. Empresas bem administradas chegam a proibir - proibir! - que funcionários de supervisão executem tarefas!

A tarefa de secretário municipal é supervisionar, orientar, fiscalizar, enfim, cuidar para que a secretaria ande bem, atinja os objetivos planejados pelos poderes municipais.

Portanto, não é tarefa de secretário municipal receber material, contar impresso por impresso. Secretário tem tempo para isso?

Receber material é tarefa da execução, do almoxarifado - setor especializado. Aí, sim, depois de conferir o material muito bem conferido, o servidor assina que conferiu/recebeu o material. O servidor assume responsabilidade.

E o secretário, o que faz? Supervisiona. Checa se o material foi recebido por funcionário credenciado. Se tiver alguma dúvida, confere ou manda outro servidor recontar. Enfim, supervisiona. Se tudo estiver OK, aí sim, autoriza o pagamento.

De modo que, em vez de apenas um responsável (secretário), tem-se dois responsáveis (secretário e o servidor de carreira).

Lembre-se: o servidor de carreira valoriza o emprego. Sabe que passa prefeito, passa secretário, mas ele vai ficar.

Se funcionários de carreira assumissem responsabilidade juntamente com o respectivo secretário, em todas as fases, desde a requisição de material até o pagamento ao fornecedor, passando pelas cotações/liitações, certamente ficaria bem mais difícil passar notas frias, não é mesmo?

Por que só o secretário assina tudo sozinho? Não é dar muita moleza para a tentação?