MUDANÇA DE GOVERNO E PLANEJAMENTO
É época de troca de governantes nos municípios. É época de renovação da esperança de que agora a coisa vai andar. Esperança de que o povo, o sofrido povo, vai ser tratado como bem merece. Época também de pensar e repensar por que a máquina publica é tão emperrada, tão pesada, tantas vezes tão injusta e autoritária.
Leio, escuto, aqui e ali, que é preciso fazer uma “limpa”, começar do zero, trocar os servidores de segundo, de terceiro escalões...
Será que é mesmo necessário fazer um corte mais profundo, atingir até os servidores da execução dos serviços que cumprem ordens?
Especialistas em administração dividem os trabalhadores em duas categorias: formuladores e executores. Executores executam, fazem o serviço, cumprem regulamentos. Formuladores planejam, criam regulamentos.
Uma tarefa é executada de forma mais eficiente, ensinam os especialistas, quando o procedimento, o modo de executá-la, a rotina é padronizada, normatizada, regulamentada, tudo por escrito, de fácil acesso, passo por passo.
É o chamado gerenciamento por processos. É, também, uma forma de dividir uma organização grande em várias partes menores, para facilitar o gerenciamento.
Uma organização tem vários processos. A prefeitura, então, tem muitos e muitos processos, porque presta inúmeros serviços. Processo de vacinação de crianças. Processo de distribuição de medicamentos. Processo de recebimeno de IPTU. Processo de aprovação de projetos de construção civil. E por aí vai.
Vamos detalhar um exemplo (apenas um exemplo, sem entrar no mérito das escolhas): o processo de manutenção de estradas de terra. Como fazer?
1. Levantar objetivos e metas. Exemplo:manter as estradas de terra transitáveis o ano todo (perenização), com um mínimo de resserviço de raspagens e apedregulhamentos periódicos (minimização de custo), evitando-se enxurrada que provoca erosão, assoreamento de nascentes e córregos (proteção da natureza)
2. Levantar dificuldades encontradas para a execução do serviço: falta de máquinas apropriadas, falta de pessoal treinado, deficiência de gerenciamento, de planejamento etc. Em conversa franca e aberta, os servidores apontam as inúmeras e constantes dificuldades encontradas.
3. Planejar: pesquisar, copiar, desenvolver, adaptar, descobrir uma maneira de superar as dificuldades para que as metas sejam atingidas
4. Escrever tudo isso, passo por passo. Publicar, disponibilizar na internet
Vamos fazer um pequeno esboço de um hipotético regulamento do processo de conservação de estradas rurais
1. Definir e levantar trechos vulneráveis das estradas (declives, baixadas, etc)
2. Dimensionar o volume da enxurrada em declives (é ela a principal causa dos estragos)
3. Dimensionar e locar bacias (buracos grandes, piscinões, curvas em nível gigantes etc) para conter a enxurrada e impedi-la de correr pela estrada
4. Escolher e indicar máquinas apropriadas para cada tipo de movimentação de terra
5. Colocar pedras de modo que elas se fixem, se misturem, se chumbem com a terra (pedras superficiais são arrastadas facilmente)
6. Agendar feitura de vistoria e reparos preventivos – um simples bueiro entupido costuma estragar quilômetro de estrada!
Claro, para fazer as mudanças, há que envolver servidores, técnicos, especialistas, usuários dos serviços, agricultores, transportadores, comunidade. E muito empenho das autoridades, para passar confiança. Depois de pronto e escrito, tem que ser seguido e respeitado (ou replanejado, se for o caso de apresentar defeitos ou dificuldades).
Regulamento de processo dá segurança aos servidores que querem fazer o certo. Fica mais fácil de avaliar os servidores: se cumprem ou não as rotinas do processo? A chefia e a comunidade têm parâmetro para fiscalizar, cobrar, exigir. Por isso este sistema fortalece e privilegia os (bons) funcionários de carreira. Depois disso, ninguém mais vai falar em troca de segundo e terceiro escalões.
Dá trabalho para fazer isso? Dá, sim. Mas uma coisa é certa. Cada centavo gasto em planejamento vai economizar 5, 10 ou mais centavos na hora de fazer o serviço. Porque acaba ou reduz drasticamente com o desperdício, com a improvização, com o imediatismo, com a displicência. Trechos de estrada de terra sem enxurrada conservam-se por anos sem necessidade de raspagem ou de apedregulhamento. Já nos trechos onde a enxurrada corre, mesmo que raspem 2 ou 3 vezes no ano, a estrada estara sempre ruim e esburacada.
Eis a escolha: ou mais do mesmo ou completa renovação do modo de governar, com qualidade!
***
Uma das grandes vantagens da gestão por processos é que, sendo a equipe responsável pelo produto ou serviço, do começo ao fim do processo, fica bem mais difícil ou impossível jogar a culpa nos outros. Ou a equipe reconhece o fracasso e pede o boné, ou replaneja o processo para ter sucesso.
***
O primeiro passo é responder à pergunta: Como o serviço deve ser feito, passo por passo? Técnicos e pessoal envolvido e interessado escrevem o regulamento (rotina) do processo: todos os passos que devem ser observados para a boa execução da tarefa - do começo ao fim. As demais perguntas, todas, dependem deste primeiro passo. Segunda pergunta: a rotina é eficiente para atingir as metas ou não? Aqui são indispensáveis os indicadores de desempenho, números. As estradas duram quantos meses ou anos a mais? Qual o valor economizado na manutenção das estradas, por quilômetro? Qual o nível de satisfação dos clientes e usuários? Terceira pergunta (política de treinamento da mão de obra): os servidores estão habilitados a seguir corretamente a rotina ou precisam de cursos de treinamento, quais cursos? Quarta pergunta (política de avaliação e promoção dos servidores): O servidor cumpre corretamente ou não a rotina pré-estabelecida? Se cumpre, precisa ser reconhecido, promovido. Se não cumpre, aí não tem jeito. Assim a organização contará com funcionários treinados e habilitados a executarem suas tarefas, seguindo rotinas comprovadamente eficientes. Tal método gerencial é relativamente fácil de ser implantado, desde que haja forte apoio da gerência e visão global do método. É preciso ter clareza do objetivo final a ser atingido para inibir as naturais reações.
***
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É época de troca de governantes nos municípios. É época de renovação da esperança de que agora a coisa vai andar. Esperança de que o povo, o sofrido povo, vai ser tratado como bem merece. Época também de pensar e repensar por que a máquina publica é tão emperrada, tão pesada, tantas vezes tão injusta e autoritária.
Leio, escuto, aqui e ali, que é preciso fazer uma “limpa”, começar do zero, trocar os servidores de segundo, de terceiro escalões...
Será que é mesmo necessário fazer um corte mais profundo, atingir até os servidores da execução dos serviços que cumprem ordens?
Especialistas em administração dividem os trabalhadores em duas categorias: formuladores e executores. Executores executam, fazem o serviço, cumprem regulamentos. Formuladores planejam, criam regulamentos.
Uma tarefa é executada de forma mais eficiente, ensinam os especialistas, quando o procedimento, o modo de executá-la, a rotina é padronizada, normatizada, regulamentada, tudo por escrito, de fácil acesso, passo por passo.
É o chamado gerenciamento por processos. É, também, uma forma de dividir uma organização grande em várias partes menores, para facilitar o gerenciamento.
Uma organização tem vários processos. A prefeitura, então, tem muitos e muitos processos, porque presta inúmeros serviços. Processo de vacinação de crianças. Processo de distribuição de medicamentos. Processo de recebimeno de IPTU. Processo de aprovação de projetos de construção civil. E por aí vai.
Vamos detalhar um exemplo (apenas um exemplo, sem entrar no mérito das escolhas): o processo de manutenção de estradas de terra. Como fazer?
1. Levantar objetivos e metas. Exemplo:manter as estradas de terra transitáveis o ano todo (perenização), com um mínimo de resserviço de raspagens e apedregulhamentos periódicos (minimização de custo), evitando-se enxurrada que provoca erosão, assoreamento de nascentes e córregos (proteção da natureza)
2. Levantar dificuldades encontradas para a execução do serviço: falta de máquinas apropriadas, falta de pessoal treinado, deficiência de gerenciamento, de planejamento etc. Em conversa franca e aberta, os servidores apontam as inúmeras e constantes dificuldades encontradas.
3. Planejar: pesquisar, copiar, desenvolver, adaptar, descobrir uma maneira de superar as dificuldades para que as metas sejam atingidas
4. Escrever tudo isso, passo por passo. Publicar, disponibilizar na internet
Vamos fazer um pequeno esboço de um hipotético regulamento do processo de conservação de estradas rurais
1. Definir e levantar trechos vulneráveis das estradas (declives, baixadas, etc)
2. Dimensionar o volume da enxurrada em declives (é ela a principal causa dos estragos)
3. Dimensionar e locar bacias (buracos grandes, piscinões, curvas em nível gigantes etc) para conter a enxurrada e impedi-la de correr pela estrada
4. Escolher e indicar máquinas apropriadas para cada tipo de movimentação de terra
5. Colocar pedras de modo que elas se fixem, se misturem, se chumbem com a terra (pedras superficiais são arrastadas facilmente)
6. Agendar feitura de vistoria e reparos preventivos – um simples bueiro entupido costuma estragar quilômetro de estrada!
Claro, para fazer as mudanças, há que envolver servidores, técnicos, especialistas, usuários dos serviços, agricultores, transportadores, comunidade. E muito empenho das autoridades, para passar confiança. Depois de pronto e escrito, tem que ser seguido e respeitado (ou replanejado, se for o caso de apresentar defeitos ou dificuldades).
Regulamento de processo dá segurança aos servidores que querem fazer o certo. Fica mais fácil de avaliar os servidores: se cumprem ou não as rotinas do processo? A chefia e a comunidade têm parâmetro para fiscalizar, cobrar, exigir. Por isso este sistema fortalece e privilegia os (bons) funcionários de carreira. Depois disso, ninguém mais vai falar em troca de segundo e terceiro escalões.
Dá trabalho para fazer isso? Dá, sim. Mas uma coisa é certa. Cada centavo gasto em planejamento vai economizar 5, 10 ou mais centavos na hora de fazer o serviço. Porque acaba ou reduz drasticamente com o desperdício, com a improvização, com o imediatismo, com a displicência. Trechos de estrada de terra sem enxurrada conservam-se por anos sem necessidade de raspagem ou de apedregulhamento. Já nos trechos onde a enxurrada corre, mesmo que raspem 2 ou 3 vezes no ano, a estrada estara sempre ruim e esburacada.
Eis a escolha: ou mais do mesmo ou completa renovação do modo de governar, com qualidade!
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Uma das grandes vantagens da gestão por processos é que, sendo a equipe responsável pelo produto ou serviço, do começo ao fim do processo, fica bem mais difícil ou impossível jogar a culpa nos outros. Ou a equipe reconhece o fracasso e pede o boné, ou replaneja o processo para ter sucesso.
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O primeiro passo é responder à pergunta: Como o serviço deve ser feito, passo por passo? Técnicos e pessoal envolvido e interessado escrevem o regulamento (rotina) do processo: todos os passos que devem ser observados para a boa execução da tarefa - do começo ao fim. As demais perguntas, todas, dependem deste primeiro passo. Segunda pergunta: a rotina é eficiente para atingir as metas ou não? Aqui são indispensáveis os indicadores de desempenho, números. As estradas duram quantos meses ou anos a mais? Qual o valor economizado na manutenção das estradas, por quilômetro? Qual o nível de satisfação dos clientes e usuários? Terceira pergunta (política de treinamento da mão de obra): os servidores estão habilitados a seguir corretamente a rotina ou precisam de cursos de treinamento, quais cursos? Quarta pergunta (política de avaliação e promoção dos servidores): O servidor cumpre corretamente ou não a rotina pré-estabelecida? Se cumpre, precisa ser reconhecido, promovido. Se não cumpre, aí não tem jeito. Assim a organização contará com funcionários treinados e habilitados a executarem suas tarefas, seguindo rotinas comprovadamente eficientes. Tal método gerencial é relativamente fácil de ser implantado, desde que haja forte apoio da gerência e visão global do método. É preciso ter clareza do objetivo final a ser atingido para inibir as naturais reações.
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Marcadores: Administração Ciclo PDCA, Qualidade Total
posted by Sebastiao Loureiro at sexta-feira, dezembro 28, 2012
1 Comments:
Quando Kassab declarou que o seu PSD não é de esquerda, nem de centro e nem de direita, que na verdade quer ser a favor das grandes mudanças e até mesmo de um nova constituinte, na verdade, ele acenou em direção ao HoMeM do Mapa da Mina, ao PNBC e à Meritocracia Eleitoral. Por outro lado, adoro Tia Dilma, que sempre me pareceu uma boa Camarada, mil vez melhor do que o demotucanismo no poder (FHC, Serra, Aécio e Cia.), mas, nosso ver, o pibinho de 1%, marca o fim do projeto e ciclo de poder do psdemb-ptmdb-agregados, iniciado com o Gov. Itamar, que, de fato, durou mesmo 20 anos, como previu o finado Sérgio Motta, ministro-tratorzão de FHC, a concluir-se em 2014. Aliás, mesmo período de tempo no poder da famigerada ditadura militar, de triste e infeliz memória, fato esse que, ao que parece, indica o tempo máximo de ciclos de poder no Brasil, democráticos ou ditatoriais, face aos modellos de república e de pollítica-partidária-eleitoral, 171, que aí estão, com prazo de validade vencido há muito tempo, a nosso ver. Em assim sendo, situação e oposição, que são as duas faces do mesmo modello continuista da mesmice que aí está,na verdade, estão em palpos de aranha com vistas a 2014, tendo como contraponto a Mega-Solução, a Evolução, como propõe o HoMeM do Mapa da Mina, com o PNBC e a Meritocracia Eleitoral, o Novo Caminho para o Novo Brasil de Verdade. Portanto, caso Kassab tenha de fato montado o PSD para ser parceiro do HoMeM do Mapa da Mina e das grandes mudanças estruturais que o país necessita, e tiver coragem de anunciar isso e o HoMeM como pré-candidato à Presidência, a sucessão de 2014 pega fogo, com certeza. Por Luiz Felipe
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